כיצד ניתן לעבוד מכל מקום וללא נייר?

הידעתם שבעידן המודרני אפשר לעבוד עם מסמכים אלקטרוניים וטכנולוגיה בלבד, מבלי להחזיק משרד פיזי, להדפיס ניירות או לנהל ארכיון? - המחשב הנייד, הטלפון החכם והאינטרנט מאפשרים לעשות הכל - בלי נייר, ארונות, מגירות ובלי צורך אפילו בשולחן.

הידעתם שעם כל 80,000 דפי נייר שאנו נמנעים מלהדפיס, אנו מצילים עץ שלם? - יותר מזה, מדובר בחלום בן עשרות שנים, המלווה את עולם הטכנולוגיה ואיכות הסביבה. מכנים אותו "המשרד ללא נייר" והוא מתבסס על מסמכים אלקטרוניים (Electronic paper).

מסמכים אלקטרוניים (Electronic Documents) הם מסמכים שניתן לשלוח ולהעביר באמצעים אלקטרוניים, כמו דואר אלקטרוני ושליחה ברשתות חברתיות או באתרי שירותים באינטרנט. למעשה, מדובר בקבצי מחשב הניתנים לאחסנה וצפייה באמצעות מחשב, סמארטפון וכדומה, במקום הדפסה ושמירה כניירות.

זה עובד גם הפוך. סריקה של מסמכים והפיכתם לקבצים ממוחשבים, מאפשרת למשרד לתעד מסמכי נייר, לשמור אותם על כונני מחשב, לחסוך בכך מקום אחסון יקר ועדיין לאתר אותם בקלות בעתיד, באמצעות מה שנקרא "ארכיון אלקטרוני".

בכל מקרה, שימוש במסמכים אלקטרוניים יכול לסייע לארגונים לחסוך המון נייר, חללי אחסון יקרים וגם לשמור על העצים בכדור הארץ ועל כדור הארץ עצמו.

כך ניתן לעבור כיום למשרד עם פחות נייר:

על סריקת מסמכים והפיכתם למסמכים אלקטרוניים:

דוגמה למערכת ניהול מסמכים אלקטרוניים בשביל המשרד ללא נייר:

גם לחתום על מסמכים אפשר מבלי להדפיס:

אפילו ארכיון המדינה הופך לארכיון ממוחשב:

למעשה, ניתן כך לנהל עסק מכל מקום, באמצעות טכנולוגיה בלבד: